Workflow-Automation für Fachbereiche
Wo eure Leute täglich kopieren, sortieren und nachfassen, baue ich Abläufe, die von selbst laufen. Erst die Prozesslandkarte, dann der erste Workflow in zwei Tagen, danach kann euer Team ihn selbst anpassen.
Für Firmen ohne eigene Entwicklung oder mit überlasteter IT
Zwei Mitarbeiter übertragen täglich Daten zwischen Systemen. Leads bleiben liegen, weil niemand sie zuordnet. Das Reporting frisst jeden Montag. Angebote und Texte entstehen von Hand. Die Zapier-Rechnung wächst. Und die Geschäftsführung fragt: Wo setzen wir KI ein? Die Antwort ist selten ein großes Projekt, sondern drei bis fünf Prozesse, die man in einer Woche automatisieren kann.
- Mittelstand mit 20 bis 250 Mitarbeitern, Agenturen, Verbände, Veranstalter, Bildungsanbieter
- Entscheider: Geschäftsführung, Marketing-, Vertriebs- oder HR-Leitung, Office-Management
- Keine Programmierkenntnisse nötig; ein Prozessverantwortlicher reicht
Ein Tag Landkarte, zwei Tage Bauen, dann übergeben
Automations-Tag — Entdeckung
Vormittag: Prozesslandkarte mit den Beteiligten, bewertet nach Häufigkeit, Dauer und Fehlerkosten. Nachmittag: Top-5-Liste mit Skizze je Prozess (Auslöser, Schritte, Systeme, KI-Anteil, Freigabeschritt), Kosten-Nutzen-Rechnung, Entscheidung für den ersten Prozess.
Bau-Sprint Tag 1
n8n aufsetzen (Cloud oder euer Server, je nach Datenschutz), Zugänge einrichten, ersten Prozess bauen, Fehlerbehandlung und Protokoll.
Bau-Sprint Tag 2
Test mit echten Daten, Freigabeschritt für Menschen, Übergabe: euer Team baut eine Variante selbst, damit es den Workflow später ändern kann.
Paket „3 Prozesse“ — Tage 3–5
Zwei weitere Prozesse, Monitoring, Kostenkontrolle für Modellaufrufe, Dokumentation.
Typische Prozesse
Lead-Erfassung und Zuordnung (Formular, CRM, Begrüßung), Angebots- und Textentwürfe aus Vorlagen, Belege sammeln und vorkontieren, Ticket-Triage im Support, Wochenreport aus mehreren Quellen, Teilnehmerlisten und Follow-ups nach Events, Content-Vorschläge aus Newslettern.
Woher ich das kenne
Ich automatisiere seit Jahren meine eigenen Geschäfte, von Sponsoren-Rechnungen bis zu Teilnehmerlisten für 20 Events im Jahr, und habe n8n-Workshops für ein SaaS-Team gegeben.
Das bekommt ihr
- 01 Prozesslandkarte mit Top-5 und Kosten-Nutzen-Rechnung
- 02 Ein bis drei laufende Workflows mit Dokumentation, Fehler- und Freigabelogik
- 03 Kostenübersicht: n8n, Modelle, Betrieb, je Durchlauf
- 04 Anleitung, wie euer Team Workflows selbst ändert
- 05 Empfehlung für die nächsten Prozesse
Preise
Festpreise; der Automations-Tag wird bei einem Paket angerechnet. Lizenzen für n8n und Modellanbieter laufen auf euren Namen.
| Format | Umfang | Preis (netto) |
|---|---|---|
| Automations-Tag | Prozesslandkarte, Top-5, Entscheidung | 1.500 € |
| Paket „1 Prozess in 3 Tagen“ | Automations-Tag + 2 Bau-Tage | 4.200 € |
| Paket „3 Prozesse in 5 Tagen“ | Automations-Tag + 4 Bau-Tage, Monitoring | 6.900 € |
| Betreuung | 2 Stunden pro Monat: Updates, Fehleranalyse | 400 €/Monat |
Förderung: Digitalbonus Bayern (50 %, Standard bis 7.500 €), weil Workflows implementiert werden. Voraussetzungen klären wir im Erstgespräch.
Fragen zur Automation
Unsere Systeme haben keine Schnittstelle. Geht das trotzdem?
Das prüfen wir am Automations-Tag. Oft gibt es einen Umweg über E-Mail, CSV-Export oder Formulare. Wenn nicht, sage ich es, bevor Geld in den Bau fließt.
Wo laufen unsere Daten?
Entweder in der n8n-Cloud (EU) oder auf eurem eigenen Server. Welche Daten an KI-Modelle gehen, legen wir vorher fest; vieles lässt sich ohne Modell automatisieren.
Wer betreut das danach?
Ihr. Ein Prozessverantwortlicher lernt am Bau-Tag 2, Workflows zu ändern. Wer das nicht will, bucht die monatliche Betreuung.
Warum nicht einfach Zapier oder Make?
Kann man. n8n ist bei vielen Durchläufen günstiger, lässt sich selbst hosten und kann KI-Agenten mit Freigabeschritten abbilden. Wenn Zapier für euch reicht, sage ich das.
Welcher Prozess kostet euch jede Woche Stunden?
20 Minuten Prozess-Check, danach habt ihr eine Top-3-Liste. Kostenlos.
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